Datenschutzerklärung

1. Bearbeitete Daten

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (als Hash gespeichert, nie im Klartext), Sprache, Einstellungen.
• Von den Nutzern erfasste oder importierte Vertriebsdaten: Leads, Kontakte (Name, Funktion, E-Mail, Telefon), Notizen, Aktionen, Beträge, Anhänge.
• Verbundene Postfächer (Gmail, Microsoft 365, IMAP), nur wenn der Nutzer sie selbst verbindet: siehe Abschnitt 3.
• Technische Daten: Anmeldeprotokolle (Datum, IP-Adresse, Browser) und Audit-Protokoll der Änderungen.

2. Zwecke

Erbringung des Dienstes: Leads anzeigen und organisieren, Aktionen planen, die vom Nutzer verlangten E-Mails versenden, die Statistiken des Kontos erstellen.

Sicherheit: Authentifizierung, Verhinderung von Missbrauch, Nachvollziehbarkeit der Änderungen.

CRMlead verkauft keine Daten, macht keine Werbung und erstellt keine Profile zu Marketingzwecken.

3. Daten von Google, Gmail und Microsoft

«Weiter mit Google» verlangt nur die Berechtigungen openid, email und profile: Adresse, Name und Kennung des Google-Kontos, um eine Sitzung zu eröffnen. CRMlead verlangt über die Google-APIs keinen Zugriff auf Gmail.

Ein Gmail-Postfach wird (wie jedes andere Postfach) mit einem App-Passwort verbunden, das der Nutzer selbst bei Google erstellt, über die Standardprotokolle IMAP und SMTP. Dieses Passwort wird verschlüsselt und kann jederzeit bei Google widerrufen werden. Die folgenden Regeln gelten für alle verbundenen Postfächer:

• Importiert werden nur E-Mails, die mit einem Kontakt eines offenen Leads des Kontos ausgetauscht wurden. Die übrigen E-Mails des Postfachs werden weder vollständig gelesen noch gespeichert.
• Liste «Zu sortieren» (in den Einstellungen des Postfachs deaktivierbar): Bei Nachrichten von einer Person, die noch kein Kontakt ist, werden nur Absender, Betreff und Datum gespeichert, um vorzuschlagen, daraus einen Lead zu machen. Nie der Inhalt. Newsletter werden ausgeschlossen, nur die Person, der das Postfach gehört, sieht diese Liste, und sie wird nach 30 Tagen gelöscht.
• Anhänge werden nicht kopiert: Gespeichert werden nur Name, Typ und Grösse, und die Datei wird im Postfach gelesen, sobald der Nutzer sie öffnet.
• E-Mails werden nur auf Veranlassung des Nutzers versandt, von seiner eigenen Adresse.
• Passwörter und Zugriffstoken werden verschlüsselt. Wird das Postfach in den Einstellungen getrennt, werden sie gelöscht.
• Verlangt der Nutzer einen von künstlicher Intelligenz verfassten Antwortentwurf, wird der Inhalt des betreffenden Austauschs an den KI-Anbieter übermittelt, um ausschliesslich diesen Entwurf zu verfassen. CRMlead verwendet diese Daten nicht zum Training von KI-Modellen.
• Diktat einer Notiz: Der Ton wird während des Diktats vom Browser aufgezeichnet, abschnittsweise zur Transkription an den KI-Anbieter gesendet und anschliessend gelöscht. CRMlead behält nur den Text. Die Notiz wird danach von der KI gelesen, um die nächste Aktion vorzuschlagen, die der Nutzer bestätigt oder verwirft.

Die Nutzung von Informationen, die von Google-APIs empfangen werden, und deren Übertragung an andere Anwendungen entsprechen der Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), einschliesslich der Anforderungen an die «Limited Use». Kein Mensch liest diese Daten, ausser mit ausdrücklicher Zustimmung des Nutzers, aus Sicherheitsgründen oder zur Einhaltung des Gesetzes.

4. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Die Daten eines Kontos sind nur für die Mitglieder dieses Kontos sichtbar, gemäss ihren Berechtigungen. Ein verbundenes Postfach ist nur für die Person sichtbar, die es verbunden hat.

• Neon: Hosting der Anwendung und der Datenbank.
• Resend, Inc. (Vereinigte Staaten): Versand der E-Mails des Dienstes (Zurücksetzen des Passworts, Benachrichtigungen) und der E-Mails von Konten ohne verbundenes Postfach.
• Z.ai (GLM-Modelle): Verfassen der E-Mail-Entwürfe, nur wenn die KI vom Administrator des Kontos aktiviert wurde.
• Cloudflare, Inc.: Speicherung der bei den Leads hinterlegten Anhänge, sofern diese Speicherung aktiviert ist.
• Google LLC und Microsoft Corporation: nur für die Postfächer und Anmeldungen, die der Nutzer selbst verbunden hat.

Einige dieser Anbieter bearbeiten die Daten ausserhalb der Europäischen Union, insbesondere in den Vereinigten Staaten.

5. Aufbewahrungsdauer

Solange das Konto besteht, auch im kostenlosen Plan, der zeitlich nicht begrenzt ist. Ein Lead im Papierkorb bleibt dort, bis ein Administrator den Papierkorb leert; dann wird er gelöscht. Löscht ein Administrator das Konto, werden alle seine Daten sofort gelöscht. Ein getrenntes Postfach verliert sofort seine Zugriffstoken; bereits mit Leads verknüpfte E-Mails bleiben im Konto.

6. Sicherheit

Verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), gehashte Passwörter, verschlüsselte Token der Postfächer, Trennung der Konten in der Datenbank, verfügbare Zwei-Faktor-Authentifizierung, Audit-Protokoll.

7. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung, Löschung oder Export verlangen und einer Bearbeitung widersprechen, indem Sie an support@scanlead.io schreiben. Sie können die Daten eines Kontos auch in der Anwendung exportieren. Für Personen in der Europäischen Union werden diese Rechte gemäss der DSGVO ausgeübt.

8. Änderungen

Diese Erklärung kann sich ändern; das Datum der letzten Aktualisierung steht oben. Letzte Aktualisierung: 17.09.2026.